当客户开始拖欠款项，第一封催收函的撰写至关重要。它不仅是一次提醒，更是维护合作关系、保障权益的起点。许多企业在初次催收时因语气不当或内容疏漏，反而加剧矛盾。一封有效的催收函应兼具专业与得体，既能明确诉求，又为后续沟通留有余地。
开门见山，数据为据
首段需直接说明来意，避免迂回。开篇应清晰列出欠款金额、原定付款日期及合同编号等关键信息。例如：“根据我方记录，贵方于[日期]产生的[金额]款项，原定[日期]结清，至今尚未到账。”同时附上发票或合同复印件作为佐证。数据化表达既显严谨，又能避免对方以“记忆模糊”为由推脱。
回溯合作，情理结合
紧接着回顾双方的友好合作，以缓和气氛。可提及过往顺利结算的经历，例如：“我们十分珍视与贵方的长期合作关系，此前多次合作均顺利履约。”此举既表达尊重，也暗示当前拖欠行为与既往表现不符。通过情感铺垫，降低对方的抵触情绪，为解决问题创造积极氛围。
展开剩余54%明确诉求，设定期限
核心段落需具体说明还款要求，并设定合理期限。例如：“请于本函发出后[7日内]安排支付。若已付款，请忽略此函并提供凭证。”期限过长会削弱紧迫感，过短则显苛刻。同时补充逾期影响，如“若未能如期处理，可能影响贵方信用记录及后续合作”，但避免使用威胁性措辞。
保留余地，固化凭证
结尾应保持礼貌，提供联系渠道，并强调函件的正式性。例如：“如有疑问，请随时联系[负责人及电话]。本函将作为催收记录存档。”既展现解决问题的诚意，又为可能的法律程序留存证据。最后以“期待尽快回复”等中性语句收尾，维持专业形象。
首封催收函的本质是“提醒”而非“通牒”。通过事实陈述、情感联结与明确指引的三层结构，既能有效施压，又最大限度维护关系。据统计，超60%的拖欠案件可通过专业首函快速解决。谨记：态度如砥柱，文字若游丝，方为催收之道。
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